Wie voor het eerst bij psychiater Bram Kokke komt, krijgt vooraf een vraag: is het goed als er nog iemand in de kamer zit, een student psychologie die het gesprek vastlegt? Zo kan Kokke zich richten op zijn patiënt en hoeft hij niet naderhand allerlei administratie af te handelen.

Anne Reiniers werkt nu een half jaar als Scribe bij ggz-instelling Pro Persona in Ede. Ze neemt Kokke en andere zorgverleners tijdens en rond spreekuren veel werk uit handen: gespreksverslagen, declaraties, correspondentie. Dat scheelt hem twee uur per dag. Zo kan hij dagelijks vier patiënten extra zien, ervaart hij veel minder werkdruk en heeft hij meer plezier in zijn werk. Ook loopt de psychiater niet langer maanden achter met zijn brieven.

Hardnekkig probleem

Scribes zijn een wat ironische oplossing voor een hardnekkig probleem. Schaarse zorgverleners zijn tot maar liefst 40% van hun tijd kwijt aan administratie. Overheid, zorgverzekeraars, zorginstellingen en beroepsorganisaties verlangen dat er van alles bijgehouden wordt, terwijl de systemen vaak gebruikersonvriendelijk zijn. Die combinatie drijft zorgverleners tot wanhoop en soms zelfs de zorg uit. Terugdringen van bureaucratie blijkt ondanks vrome voornemens en een speciaal overheidsprogramma weerbarstig. En dure computersystemen zoals elektronische patiëntendossiers blijven bewerkelijk in het gebruik.

De secretariële ondersteuning van dokters en verpleegkundigen is al jaren geleden aanzienlijk teruggeschroefd, om kosten te besparen en omdat digitalisering zulke overhead overbodig zou maken. Nu komt die in zekere zin terug, in de gedaante van betaald meetikkende studenten. Het is een pleister, beaamt Kokke, maar het werkt.

Stoplap

Of noem het een stoplap, zoals de Tilburgse bijzonder hoogleraar transparantie in de zorg Robert Verheij. 'Dit is gewoon uit nood geboren. Je kunt beter kijken hoe zorgverleners meer profijt kunnen hebben van wat ze vastleggen.' Dat is nu vaak nog niet het geval. De hoop is dat goed getrainde en ingewerkte scribes zorgen voor betere en uniformere registratie. De stoplap heeft wel een schaduwzijde, waarschuwt Verheij: 'Scribes nemen de prikkel weg om goed na te denken over betere registratie.'

De inzet van Scribes is geen nieuw idee: in de Verenigde Staten gebeurt het op grote schaal. Uitgebreid onderzoek naar het fenomeen wijst op positieve effecten voor het welzijn van de dokter en efficiëntere bedrijfsvoering voor zorginstellingen. Een veelgehoorde kanttekening is wel dat de beschikbare data nog beperkt zijn en dat meer onderzoek dus nodig is, bijvoorbeeld naar de effecten op de patiëntenzorg.

Het Radboud UMC in Nijmegen werkt al vijftien jaar met Scribes. Daar ondersteunen geneeskundestudenten nu vooral artsen in opleiding, zegt opleidingsdirecteur en hoogleraar Jacqueline de Graaf. 'Bepaalde afdelingen kunnen niet meer zonder Scribes. We gaan dit project nu ziekenhuisbreed opzetten.'

Vochtige ogen

Zitten patiënten te wachten op de aanwezigheid van een Scribe? 'Ik vertel dat het mij ontzettend helpt', zegt psychiater Kokke. 'Een paar mensen weigeren, en daar hoeven ze geen argumenten voor te geven. Maar 98% van mijn patiënten vindt het prima.' Soms vragen patiënten bij extra gevoelige onderwerpen, bijvoorbeeld over seksualiteit, of de Scribe even weg kan. En het kan voorkomen, zegt Kokke, dat mensen zich wat geremd voelen door die extra persoon in de spreekkamer. Per saldo is dat niet zo erg, vindt hij. 'Voor heel lastige materie maken we toch vaak een vervolgafspraak.'

Reiniers werkt via Het Scribe Collectief twee dagen per week bij Pro Persona. Ze ziet onvergelijkbaar veel meer patiënten dan tijdens haar studie en verdient prima bij. Sommige gesprekken maken grote indruk: 'Die bespreken Bram en ik na.' Een enkele keer notuleert Reiniers met vochtige ogen.

Volgens Kokke staat deze werkervaring goed op haar cv, als ze bijvoorbeeld gaat solliciteren voor een vervolgopleiding. De studenten van het Radboud UMC krijgen als Scribe een unieke kans om kennis te maken met de praktijk, zegt De Graaf. Sinds vorige maand kunnen zij hun activiteiten als Scribe, in combinatie met te volgen masterclasses, inzetten als keuzecoschap.

Winstoogmerk

Scribes zijn geen vrijwilligers, ze kosten geld. De Graaf kan zelf werven onder Nijmeegse studenten. Pro Persona in Ede kan dat niet en huurt de ondersteuners in via Het Scribe Collectief. Dat is een snel groeiende afsplitsing van zorgadviesbureau KINASE met een winstoogmerk. Het doel, zegt commercieel manager Dennis Maaijen: 'Aandacht genereren voor het probleem van administratieve lasten en er tegelijkertijd wat aan doen door Scribes te leveren.'

In het buitenland zijn er al veel commerciële aanbieders. Lekt hier zorggeld weg? Uit een berekening die Maaijen deelt, blijkt dat de loonkosten voor een zorgorganisatie juist ruim 10% lager kunnen zijn als een Scribe de administratieve taken van een psychiater overneemt. Die moet de vrijkomende tijd dan wel vooral besteden aan extra patiënten zien en niet aan veel langere afspraken. Per saldo is de instelling alsnog goedkoper uit. Ook uit Amerikaans onderzoek blijkt dat Scribes kosteneffectief kunnen zijn.

Dus, elke zorgverlener een eigen Scribe? 'Het is geen ideale oplossing', zegt De Graaf. 'Ik zou liever zien dat digitale systemen klantvriendelijker zijn en dat we minder vinkjes hoeven te zetten, maar dat roepen we al jaren. Ik wil er nu voor zorgen dat we ons mooie vak aantrekkelijk houden en onze tijd zoveel mogelijk aan patiënten besteden. De scribe is dan een cruciale schakel. En die groeit als persoon en professional, waardoor het mes aan twee kanten snijdt.'

Van registratielasten naar -lusten

De discussie over registreren en administreren in de Nederlandse zorg is nogal eenzijdig, vindt Robert Verheij van zorgkennisinstituut Nivel. 'We moeten anders naar registratie gaan kijken: weg van de lasten en richting de lusten.' Zijn pleidooi is dat informatie vastleggen en delen heel nuttig is om te vergelijken en van te leren. 'Het dwingt je ook om na te denken over wat belangrijk is en hoe je daarover communiceert met patiënten en collega-zorgverleners.' Dat geldt evengoed voor de rompslomp van declaraties en correspondentie. Alleen: er wordt nu te veel vastgelegd zonder dat het nut daarvan duidelijk is voor zorgverleners. Ze profiteren niet van hun arbeid en dat maakt dat de kwaliteit van registraties te wensen overlaat. De discussie over wat er dan wel belangrijk is om vast te leggen en hoe dat te gebruiken, sneeuwt volgens Verheij vaak onder in de onvrede over bureaucratie. Zonde, vindt hij. 'Voor je het weet gooi je het kind met het badwater weg.'

Auteur: Maarten van Poll
Auteursrecht is voorbehouden aan Het Financiële Dagblad;
Dit artikel is verschenen in Het Financieele Dagblad van 10 april 2023;
Bron: Meetikkende student moet dokter van rompslomp verlossen (fd.nl);