Verhalen uit de praktijk
Verhalen brengen de wereld in beweging. Ervaringen in de medische wereld kunnen de sector vooruit helpen. Hier delen we verhalen van medische professionals die samenwerken met Scribes. Of zelf Scribe zijn. Lees je mee?
Verhalen brengen de wereld in beweging. Ervaringen in de medische wereld kunnen de sector vooruit helpen. Hier delen we verhalen van medische professionals die samenwerken met Scribes. Of zelf Scribe zijn. Lees je mee?
Bram Kokke is psychiater bij GGZ Pro Persona. Bram zag het effect van Scribes bij andere collega's en besloot om ook te gaan werken met Scribes. Bram werkt nu fulltime met twee Scribes die hem verlichting geven op de administratie. Voordat Bram ging werken met Scribes ging 40% van zijn tijd op aan administratie. Tijd die verloren ging aan het invullen van formulieren, declaraties verzorgen, brieven schrijven, nabellen, lab aanvragen, MDO's voorbereiden en het invullen van het EPD.
''De Scribes leveren mij 2 uur tijd op. Daarin zie ik 4 patiënten extra.''
Met de komst van het EPD is de digitale registratie van patiëntgegevens gerealiseerd. Voorlopig, leidt het EPD echter tot toename van tijd die gespendeerd wordt aan registratie. Dit zorgt ervoor dat zorgverleners een grote werkdruk ervaren. Het kan leiden tot overbelasting van zorgverleners, verminderde kwaliteit van zorg, vermoeidheid en burn-out, en kan de efficiëntie en effectiviteit van zorgverlening belemmeren.
De Scribe levert mij 2 uur per dag extratijd op. Ik zie daardoor 4 patiënten extra en worden de wachtlijsten verkort. Ik loop niet meer achter met mijn brieven en ervaar minder werkdruk. Ook kan ik collega's extra ondersteunen en heb ik tijd voor andere taken. Daar ben ik ontzettend blij mee en gun iedere zorgverlener een Scribe. Daarnaast is het voor de student ook een leerzame bijbaan en doet al veel praktijkervaring op. Een win-win-win-situatie.''
In 2020 is Sarina gestart met het werken met Scribes. Inmiddels zijn de Scribes niet meer weg te denken bij haar eigen poli’s én die van haar collega’s. Een vaste poule van 6 Scribes ondersteunt de klinisch genetici in hun werk. Deze ondersteuning creëert rust, ruimte en tijd op de poli. Sarina is de kartrekker van dit concept ze heeft veel betekend voor de opstart. Sarina is uitgegroeid tot pleitbezorger van deze manier van werken.
“De administratielast bij medische professionals blijft onverminderd hoog en de Scribes lossen dat probleem op. Daarmee vervullen ze een hele dankbare rol binnen de zorg.''
Het is een waslijst aan werkzaamheden die de Scribes overnemen. Zowel voor, tijdens als na het consult nemen de Scribes een groot deel van de administratie over. Dit bespaart ons ontzettend veel tijd.
Het grootste effect is de rust die het ons geeft tijdens het spreekuur. Ik kan alle aandacht aan de patiënt of ouders geven. Dat maakt het gesprek persoonlijker, maar ook veel efficiënter. We zijn na het spreekuur veel minder tijd kwijt aan de taken die hieruit voortvloeien, zoals de consultaanvragen, DBC-registratie.
De samenwerking met de Scribes loopt zo goed, dat we daardoor ook extra patiënten kunnen inplannen. De wachtlijst wordt korter.
We zijn vanuit onze afdeling continue bezig met het verbeteren van de samenwerking met de Scribes. Hiervoor heb ik elke twee weken een overleg met Laura van Het Scribe Collectief. Vanuit meerdere afdelingen in het ziekenhuis is belangstelling gekomen voor de Scribes én ook vanuit andere Klinische Genetica afdelingen in Nederland.
Renske Lonhard is Ouderenpsychiater en Manager Behandelzaken Poli & Acuut Ouderen binnen GGZ Rivierduinen. Daarnaast is zij ook lid van het consultatieteam Alrijne. ''Volgend jaar mei zal ik 25 jaar psychiater zijn bij Rivierduinen. Ik ben als psychiater in de volwassenenzorg begonnen en heb inmiddels op vele locaties gewerkt. Sinds 2006 werk ik bij de Ouderen en vanaf 2010 ben ik hier ook manager. Daarnaast doe ik ook consulten in het Algemeen Ziekenhuis en ook daar ben ik manager van het consultatieteam én lid van de Medische Staf. In 2013 heb ik de Medische Staf van Rivierduinen opgericht waar ik 8 jaar voorzitter van ben geweest.''
“Werken met Scribes is voor ons medisch personeel een verademing''
We zijn gestart met 1 Scribe, een zeer competente psychologie studente, voor 1 dag in de week. Zij nam diverse administratieve taken over, maar in de loop van de samenwerking werden dit steeds meer taken. Omdat de samenwerking steeds beter op elkaar werd afgestemd, hoefde ik ook minder te corrigeren. Toen deze Scribe afstudeerde, hebben we haar direct een baan aangeboden als psycholoog. Zij werkt nu op de neuropsychiatrische afdeling.
We zijn nu gegroeid naar 22 Scribes over verschillende locaties. Zij werken op mijn afdelingen, zowel op de poli als op de kliniek. Zij ondersteunen psychiaters, de arts assistenten en de SPV’en. Een aantal Scribes zijn 1 op 1 gekoppeld aan een psychiater en andere werken weer voor een team. De Scribes hebben een gezamenlijke mailbox, waar taken naar toe gemaild worden die de Scribes moeten oppakken.
Scribes kennen het jargon, weten wie zij moeten contacten en nemen ontzettend veel werk uithanden wat het medisch personeel normaliter veel tijd kost. De Scribes zijn goed ingevoerd in het EPD, waardoor zij veel sneller weten waar informatie opgeslagen ligt en moet worden. Doordat Scribes direct notuleren tijdens een consult, scheelt dit ons veel tijd. De data staat ook direct goed in ons systeem. De Scribes nemen alle patiëntgebonden taken over, zoals de verslagen en brieven opmaken, de apotheek en laboratorium bellen, afspraken met andere zorgverleners. De administratie is altijd op orde wat de financiële afhandeling ook ten goede komt. De werkdruk op het medisch personeel wordt daarmee flink verlaagd. Scribes zijn onmisbaar geworden voor ons!
Oskar werkt als Scribe bij vier verschillende teams binnen GGZ Rivierduinen. Hij werkt op de poli Oudere en Neuropsychiatrie. Hij neemt vele administratieve taken uithanden, zodat de behandelaren minder werkdruk ervaren, betere zorg kunnen leveren en meer patiënten kunnen zien.
''Ik vind het werken als Scribes heel dankbaar. Je leert ontzettend veel! Ik heb veel geleerd over verschillende ziektebeelden, behandelingen en andere dingen die tijdens de opleiding helemaal niet aan bod komen.''
''Ik studeer psychologie en zal in februari 2024 starten met de master klinische psychologie aan de UvA. Op de poli Ouderen in Voorhout ben ik gekoppeld aan psychiater Renske. In Oestgeest werk ik op de poli neuropsychiatrie en ben gekoppeld aan psychiater Andranik.
Mijn werkdagen zijn variërend omdat ik voor meerdere teams en behandelaren werk. Op maandag en vrijdag werk ik voor de Ouderen in Voorhout, waarbij mijn werkzaamheden o.a. bestaan uit het inplannen van zorg afstemmings- en familiegesprekken. Daarnaast controleer ik of de dossiers compleet zijn. Ook ga ik mee op huisbezoeken en intakes.
Op de poli Ouderen in Leiden plan ik intakes in en pak ik andere vragen van de behandelaren op. Op de poli Neuropsychiatrie in Oegstgeest ben ik de hele dag bij de intakes, waarbij ik de verslaglegging verzorg van de consulten. Hier bestaat vrijwel de hele dag uit patiëntcontact. Ik vind het werken als Scribes heel dankbaar. Je leert ontzettend veel! Ik heb veel geleerd over verschillende ziektebeelden, behandelingen en andere dingen die tijdens de opleiding helemaal niet aan bod komen.
Een groot voordeel is dat je alvast een kijkje krijgt in de GGZ en ervaring kan opdoen met dingen als patiëntcontact, verslaglegging, brieven schrijven etc. Dit zul je later allemaal ook moeten doen. Het is dus heel leerzaam om deze vaardigheden en kennis te ontwikkelen tijdens de opleiding.
Gilbert Thomas is psychiater van de crisisdienst van GGZ-instelling Pro Persona in Ede. Daarnaast is Gilbert ook psychiater van de Psychiatrische Consultatieve Dienst (PCD) in het belendend Ziekenhuis Gelderse Vallei. En dat is niet alles, want Gilbert is óók waarnemend Geneesheer Directeur.
''Ik gun elke zorgverlener een Scribe. Het geeft mij veel meer rust waardoor ik betere zorg kan leveren.''
Om mijn werk goed te doen vind ik het belangrijk om de tijd te nemen voor het gesprek met mijn patiënten. Dat is nodig om het vertrouwen te winnen om de juiste hulp te kunnen bieden. De Scribes nemen mij veel administratief werk uit handen, zodat ik mij volledig kan focussen op het gesprek en mijn werk.
De Scribes zijn fysiek aanwezig bij het gesprek, maar maken geen deel uit van het gesprek. Zij notuleren alles wat gezegd wordt. Ik hoef daarna alleen het verslag na te lezen en indien nodig aan te scherpen. Dat scheelt ons heel veel tijd. Het beleid en afspraken worden meteen gemaakt en staan in het dossier op de juiste plaats. Deze werkwijze is ontzettend efficiënt!
Ongeveer anderhalf jaar geleden had een collega psychiater binnen Pro Persona als eerste een Scribe ingehuurd. Hij was daar ontzettend enthousiast over en ik raakte nieuwsgierig. Doordat er op de crisisdienst een hoge werkdruk is, wilde ik ook deze ondersteuning. Daarop besloot ik contact op te nemen en werd er snel de juiste Scribe aan mij voorgesteld.
Het inzetten van de Scribes geeft tijdsbesparing, efficiëntie in agenda voering én daarnaast is het ontzettend leerzaam voor de Scribe. Zij kunnen op deze manier al veel ‘praktijkervaring’ opdoen. De Scribes houden mij ook scherp, doordat ik bepaalde zaken moet uitleggen en onderbouwen.
Samengevat geven de Scribes mij meer werkplezier, omdat ik mij volledig kan focussen op datgeen waar ik goed in ben; met aandacht zorg aan de patiënt leveren.
Mark is psychiater bij GGMD. GGMD is een bijzondere organisatie voor een specifieke doelgroep. GGMD is gespecialiseerd in Geestelijke Gezondheidszorg en Maatschappelijke Dienstverlening voor volwassenen, kinderen en jongeren die leven met doofheid, slechthorendheid of een andere gehoorbeperking zoals bijvoorbeeld tinnitus. De diensten bestaan uit het behandelen, begeleiden en trainen van mensen die zich begrensd voelen door hun gehoor. GGMD heeft locaties door heel Nederland.
''De Scribe bespaart mij 30 tot 60 minuten per intake. Ik kan daardoor méér patiënten zien. Wachtlijsten worden verkort.''
Via oud-collega’s hoorde ik over hun ervaringen over de verlichting die Scribes bieden op de administratielasten en de positieve effecten die zij hierop ondervonden. Ik raakte enthousiast en heb dit aangekaart bij de afdeling HR. Onze HR adviseur had bij een andere GGZ organisatie ook positieve geluiden gehoord en op basis daarvan is toen besloten om met een pilot te starten. Ik was de eerste psychiater binnen GGMD die met een Scribe mocht werken. Inmiddels werk ik alweer twee jaar met Scribes en zou niet meer zonder willen.
Door de inzet van Scribes levert mij dit, zoals ik eerder hierboven vertelde, per intake een tijdswinst van 30 tot 60 minuten op. Ik kan hierdoor meer cliënten zien en de wachtlijsten worden verkort. Ik ben nu nog maar 10 minuten bezig met de administratie. Daarnaast ervaar ik ook veel minder werkdruk en meer werkplezier. Ik kan doen wat ik écht leuk vind; zorg verlenen!
Ik zet de Scribe ook in voor het opzetten van de behandelplannen en het schrijven van huisartsbrieven. Het opbellen voor labuitslagen en het bellen met een cliënt om gegevens te controleren kan veel tijd kosten. Dit is kostbare tijd en ik ben blij dat ik deze taken kan uitbesteden aan een Scribe. De Scribes ondersteunen en notuleren óók bij multidisciplinaire overleggen. De taken die uit dit overleg komen, nemen de Scribes ook over. Zoals het opstellen van huisartsbrieven, het opvragen van labuitslagen en het controleren of corrigeren van relevante patiëntinformatie. Dit zijn taken waar psychiaters vaak te weinig tijd voor hebben.
Robin werkt als Scribe in het Wilhelmina KinderZiekenhuis op de afdeling Klinische Genetica in Utrecht. Op de afdeling Klinische Genetica ondersteund zij 4 artsen. Robin is 24 jaar, woont in Leiden en studeert Psychologie. Na haar studie wil zij als klinisch neuropsycholoog werken in een ziekenhuis. Zij deelt graag haar ervaringen met jullie.
''Het werken als Scribe heeft mij al veel ervaring en inhoudelijke kennis gebracht. Daarnaast heb ik ook al veel geleerd over het communiceren met artsen en patiënten.''
Ik werk vooral fysiek in het ziekenhuis op de afdeling Klinische Genetica. Ik werk tussen de 16-24 uur per week en ondersteun 4 artsen. Deze artsen werken op verschillende locaties. Mijn werk bestaat uit het voorbereiden van poli's, palga archiveren en notuleren tijdens poli’s. Af en toe vat ik patiëntgeschiedenis samen en mag ik mee naar poli's in andere ziekenhuizen. Hierbij notuleer ik tijdens de poli’s de anamnese en het lichamelijk onderzoek.Wat voor impact heeft jouw werk?Ik werk met nog een andere Scribe samen. Wij bereiden poli’s voor, doen DNA-onderzoek aanvragen en mogelijk eindbrieven klaarzetten. Wij nemen veel administratief werk uithanden, zodat de specialist meer tijd heeft voor de patiënt. Het resultaat is dat zij méér patiënten kunnen zien en dus wachtlijsten verkort worden.
Ik werk met nog een andere Scribe samen. Wij bereiden poli’s voor, doen DNA-onderzoek aanvragen en mogelijk eindbrieven klaarzetten. Wij nemen veel administratief werk uithanden, zodat de specialist meer tijd heeft voor de patiënt. Het resultaat is dat zij méér patiënten kunnen zien en dus wachtlijsten verkort worden.
Een medisch specialist besteedt circa 40% van zijn/haar tijd aan administratie. Tijd die verloren gaat aan het invullen van formulieren, brieven schrijven, declaraties indienen, nabellen, labaanvragen, MDO's voorbereiden en het invullen van het EPD. Door deze zware administratielast is de werkdruk bij zorgverleners ongekend hoog.
“De Scribe levert mij per dag 2 uur tijdwinst op. Daardoor kan ik 4 patienten meer zien.''
Door specifieke taakdelegatie nemen de Scribes inhoudelijke en tijdrovende administratieve taken uithanden. Dit zorgt voor een efficiënte werkwijze en inzet van de behandelaren.
Wij koppelen de Scribes 1:1 aan een behandelaar óf worden ingezet als teamondersteuning. Doorgaans levert dit een tijdsbesparing op van 2 uur per dag voor de behandelaar.
Wij ondersteunen bij de implementatie, inclusief advies over optimale inzet binnen bestaande processen. We voeren periodieke evaluaties uit om de voortgang te bewaken en verbeteringen te identificeren. Vooraf vastgestelde KPI's kunnen we op deze manier behalen.
Als kinderarts-allergoloog is Monique actief in het Deventer Ziekenhuis. Ze nam een aantal jaar geleden deel aan de commissie ‘Ontregel de Zorg’ en startte vanuit daar met het werken met Scribes. Het bracht haar de tijd en ruimte, om ’s avonds voordat haar kinderen naar bed gaan, weer een spelletje met ze te spelen.
“Door de inzet van Scribes heb ik meer tijd voor patiënten én kan ik 's avonds mijn kinderen rustig naar bed brengen.''
Sindsdien wil ze niet meer anders en brengt ze haar enthousiasme over op collega’s. Daarnaast was ze pleitbezorger van deze manier van werken op het congres “Laat de dokter dokteren” waarbij haar verhaal hier is terug te kijken.
Antes Zorg, onderdeel van Parnassia Groep, maakt op drie locaties gebruik van Scribes. Suzanne Laurens, Psychiater en Manager Zorg Divisie Ambulant Volwassenen deelt graag haar ervaringen.
“We ervaren veel minder werkdruk en kunnen betere zorg leveren. De Scribes besparen ons 2 uur per dag aan administratief werk.''
De samenwerking tussen zorgverlener en Scribes heeft zich bewezen als een waardevolle ondersteuning voor behandelaren en cliënten. De inzet zorgt voor een efficiëntere werkwijze, méér directe tijd en toename van het werkplezier. De behandelaren en teams ervaren meer rust, minder werkdruk en kunnen betere zorg leveren.
Scribes nemen inhoudelijke taken uithanden en ontzorgen de behandelaren. Een lang gesprek of een overleg met meerdere personen kost bijvoorbeeld veel tijd om te rapporteren, wat vaak achteraf plaatsvindt. Bij een volle agenda kan een behandelaar hierdoor achterlopen en pas na werktijd toekomen aan het rapporteren. Doordat de Scribe deze taken overneemt, bespaart de behandelaar veel tijd. Daarnaast zorgt het ondersteunen bij het opstellen van brieven en het afhandelen van telefonische contacten ervoor dat de behandelaar meer ruimte heeft voor direct contact met patiënten of het beantwoorden van vragen vanuit het team.
De Scribes krijgen een waardevolle ervaring in de praktijk van de psychiatrie. Veel van hen willen graag stagelopen bij Antes, waardoor zij zich kunnen ontwikkelen tot de enthousiaste collega’s van de toekomst.
Scribes zijn onmisbaar geworden. Scribes kennen het jargon, weten wie zij moeten contacten en nemen ontzettend veel werk uithanden wat het medisch personeel normaliter veel tijd kost. De Scribes zijn goed ingevoerd in het EPD, waardoor zij veel sneller weten waar informatie opgeslagen ligt en moet worden.
De data staat ook direct goed in ons systeem. De administratie is altijd op orde wat de financiële afhandeling ook ten goede komt. De werkdruk op het medisch personeel wordt daarmee flink verlaagd.
Sara Lesscher werkt als Scribe bij Arkin op de Spoedeisende Psychiatrie Amsterdam.
“Het Scribe Collectief slaat de perfecte brug tussen studenten en zorgorganisaties.''
Bij Het Scribe Collectief heerst een fijne, energieke sfeer en er is ruimte voor feedback. Er wordt altijd gekeken naar wat goed gaat, maar ook wat beter kan. Dit zorgt voor ruimte om te groeien en je kwaliteiten te ontdekken.
Als toekomstig zorgverlener doe ik al ontzettend veel ervaring op met het werken in het EPD. Daarnaast lees ik dossiers, waardoor ik inzicht krijg in hoe rapportages worden opgesteld. Ik leer veel over de structuur van de GGZ en hoe het hele zorgproces verloopt.
Ik werk voor twee teams en begin elke ochtend met meldkamerwerkzaamheden. De meldkamer van de spoedeisende psychiatrie is 24/7 bereikbaar en ik zorg ervoor dat belangrijke informatie uit deze gesprekken wordt doorgegeven aan andere zorginstellingen. Dit levert de behandelaren al een uur tijd op.
Daarnaast voer ik verschillende administratieve taken uit, zoals het opvragen van informatie bij huisartsen, het opstellen van roosters en het inplannen van werkgroepen. We bellen vaak om te controleren of verwijzingen en aanmeldingen goed zijn doorgekomen. Aan dit soort acties is een behandelaar ook vaak 20 minuten kwijt.
Wij Scribes creëren meer directe zorgtijd voor de behandelaren, en daar ben ik ontzettend trots op.''
