Verhalen
uit de praktijk

Om mijn werk goed te doen vind ik het belangrijk om de tijd te nemen voor het gesprek met mijn patiënten. Dat is nodig om het vertrouwen te winnen om de juiste hulp te kunnen bieden. De Scribes nemen mij veel administratief werk uit handen, zodat ik mij volledig kan focussen op het gesprek en mijn werk.

De Scribes zijn fysiek aanwezig bij het gesprek, maar maken geen deel uit van het gesprek. Zij notuleren alles wat gezegd wordt. Ik hoef daarna alleen het verslag na te lezen en indien nodig aan te scherpen. Dat scheelt ons heel veel tijd. Het beleid en afspraken worden meteen gemaakt en staan in het dossier op de juiste plaats. Deze werkwijze is ontzettend efficiënt!

Ongeveer anderhalf jaar geleden had een collega psychiater binnen Pro Persona als eerste een Scribe ingehuurd. Hij was daar ontzettend enthousiast over en ik raakte nieuwsgierig. Doordat er op de crisisdienst een hoge werkdruk is, wilde ik ook deze ondersteuning. Daarop besloot ik contact op te nemen en werd er snel de juiste Scribe aan mij voorgesteld.

Wat levert een Scribe op?

Het inzetten van de Scribes geeft tijdsbesparing, efficiëntie in agenda voering én daarnaast is het ontzettend leerzaam voor de Scribe. Zij kunnen op deze manier al veel ‘praktijkervaring’ opdoen. De Scribes houden mij ook scherp, doordat ik bepaalde zaken moet uitleggen en onderbouwen.

Samengevat geven de Scribes mij meer werkplezier, omdat ik mij volledig kan focussen op datgeen waar ik goed in ben; met aandacht zorg aan de patiënt leveren.

Welke effecten zijn duidelijk zichtbaar door de inzet van Scribes op de afdeling?

Het is een waslijst aan werkzaamheden die de Scribes overnemen. Zowel voor, tijdens als na het consult nemen de Scribes een groot deel van de administratie over. Dit bespaart ons ontzettend veel tijd.

Het grootste effect is de rust die het ons geeft tijdens het spreekuur. Ik kan alle aandacht aan de patiënt of ouders geven. Dat maakt het gesprek persoonlijker, maar ook veel efficiënter. We zijn na het spreekuur veel minder tijd kwijt aan de taken die hieruit voortvloeien, zoals de consultaanvragen, DBC-registratie.

De samenwerking met de Scribes loopt zo goed, dat we daardoor ook extra patiënten kunnen inplannen. De wachtlijst wordt korter.

We zijn vanuit onze afdeling continue bezig met het verbeteren van de samenwerking met de Scribes. Hiervoor heb ik elke twee weken een overleg met Laura van Het Scribe Collectief. Vanuit meerdere afdelingen in het ziekenhuis is belangstelling gekomen voor de Scribes én ook vanuit andere Klinische Genetica afdelingen in Nederland.

Het werken met Scribes

We zijn gestart met 1 Scribe, een zeer competente psychologie studente, voor 1 dag in de week. Zij nam diverse administratieve taken over, maar in de loop van de samenwerking werden dit steeds meer taken. Omdat de samenwerking steeds beter op elkaar werd afgestemd, hoefde ik ook minder te corrigeren. Toen deze Scribe afstudeerde, hebben we haar direct een baan aangeboden als psycholoog. Zij werkt nu op de neuropsychiatrische afdeling.

We zijn nu gegroeid naar 22 Scribes over verschillende locaties. Zij werken op mijn afdelingen, zowel op de poli als op de kliniek. Zij ondersteunen psychiaters, de arts assistenten en de SPV’en. Een aantal Scribes zijn 1 op 1 gekoppeld aan een psychiater en andere werken weer voor een team. De Scribes hebben een gezamenlijke mailbox, waar taken naar toe gemaild worden die de Scribes moeten oppakken.

Scribes zijn onmisbaar geworden

Scribes kennen het jargon, weten wie zij moeten contacten en nemen ontzettend veel werk uithanden wat het medisch personeel normaliter veel tijd kost. De Scribes zijn goed ingevoerd in het EPD, waardoor zij veel sneller weten waar informatie opgeslagen ligt en moet worden. Doordat Scribes direct notuleren tijdens een consult, scheelt dit ons veel tijd. De data staat ook direct goed in ons systeem. De Scribes nemen alle patiëntgebonden taken over, zoals de verslagen en brieven opmaken, de apotheek en laboratorium bellen, afspraken met andere zorgverleners. De administratie is altijd op orde wat de financiële afhandeling ook ten goede komt. De werkdruk op het medisch personeel wordt daarmee flink verlaagd. Scribes zijn onmisbaar geworden voor ons!

Megan bij Het Scribe Collectief

''Het feit dat ik gekoppeld zou worden aan een arts sprak mij enorm aan. Als Scribe worden de competenties die je leert op de opleiding in de praktijk getest. Vooral op het gebied van communicatie, samenwerking en professionaliteit maak ik een enorme groei door.

Ik heb geleerd hoe ik poli's moet voorbereiden en hoe kort maar effectief te notuleren tijdens poli-uren. Daarnaast stel ik ook brieven op voor huisartsen, patiënten en overige behandelaren. Verder vind ik het bijzonder om te luisteren naar hoe de arts een goede anamnese doet. Het is de perfecte voorbereiding op mijn coschappen.

‍

Sindsdien wil ze niet meer anders en brengt ze haar enthousiasme over op collega’s. Daarnaast was ze pleitbezorger van deze manier van werken op het congres “Laat de dokter dokteren” waarbij haar verhaal hier is terug te kijken.

Met de komst van het EPD is de digitale registratie van patiëntgegevens gerealiseerd. Voorlopig, leidt het EPD echter tot toename van tijd die gespendeerd wordt aan registratie. Dit zorgt ervoor dat zorgverleners een grote werkdruk ervaren. Het kan leiden tot overbelasting van zorgverleners, verminderde kwaliteit van zorg, vermoeidheid en burn-out, en kan de efficiëntie en effectiviteit van zorgverlening belemmeren.

De Scribe levert mij 2 uur per dag extra tijd op. Ik zie daardoor 4 patiënten extra en worden de wachtlijsten verkort. Ik loop niet meer achter met mijn brieven en ervaar minder werkdruk. Ook kan ik collega's extra ondersteunen en heb ik tijd voor andere taken. Daar ben ik ontzettend blij mee en gun iedere zorgverlener een Scribe. Daarnaast is het voor de student ook een leerzame bijbaan en doet al veel praktijkervaring op. Een win-win-win-situatie.''

Hoe ziet jouw werkdag eruit?

Ik werk vooral fysiek in het ziekenhuis op de afdeling Klinische Genetica. Ik werk tussen de 16-24 uur per week en ondersteun 4 artsen. Deze artsen werken op verschillende locaties. Mijn werk bestaat uit het voorbereiden van poli's, palga archiveren en notuleren tijdens poli’s. Af en toe vat ik patiëntgeschiedenis samen en mag ik mee naar poli's in andere ziekenhuizen. Hierbij notuleer ik tijdens de poli’s de anamnese en het lichamelijk onderzoek.Wat voor impact heeft jouw werk?Ik werk met nog een andere Scribe samen. Wij bereiden poli’s voor, doen DNA-onderzoek aanvragen en mogelijk eindbrieven klaarzetten. Wij nemen veel administratief werk uithanden, zodat de specialist meer tijd heeft voor de patiënt. Het resultaat is dat zij méér patiënten kunnen zien en dus wachtlijsten verkort worden.

Wat voor impact heeft jouw werk?

Ik werk met nog een andere Scribe samen. Wij bereiden poli’s voor, doen DNA-onderzoek aanvragen en mogelijk eindbrieven klaarzetten. Wij nemen veel administratief werk uithanden, zodat de specialist meer tijd heeft voor de patiënt. Het resultaat is dat zij méér patiënten kunnen zien en dus wachtlijsten verkort worden.