Mark is psychiater bij GGMD. GGMD is een bijzondere organisatie voor een specifieke doelgroep. GGMD is gespecialiseerd in Geestelijke Gezondheidszorg en Maatschappelijke Dienstverlening voor volwassenen, kinderen en jongeren die leven met doofheid, slechthorendheid of een andere gehoorbeperking zoals bijvoorbeeld tinnitus. De diensten bestaan uit het behandelen, begeleiden en trainen van mensen die zich begrensd voelen door hun gehoor. GGMD heeft locaties door heel Nederland.

GGMD richt zich op de cliënt, op hun veerkracht en eigen regie. Samen zorgen behandelaar en cliënt ervoor dat de cliënt kan omgaan met fysieke, emotionele en sociale uitdagingen. Beter door het leven met doofheid of gehoorbeperkingen.

Mark was de eerste psychiater binnen GGMD die ging samenwerken met een Scribe en deelt graag zijn ervaringen.  

‍
‍Mark, zou u kort uzelf willen introduceren?
Ik ben Mark Volkerijk en ben nu 10 jaar werkzaam als psychiater bij GGMD. We werken generalistisch, maar specialistisch in de doelgroep. Daarnaast zijn we in tinnitus gespecialiseerd.


‍Waarom heeft u besloten te gaan werken met Scribes?
Via oud-collega’s hoorde ik over hun ervaringen over de verlichting die Scribes bieden op de administratielasten en de positieve effecten die zij hierop ondervonden. Ik raakte enthousiast en heb dit aangekaart bij de afdeling HR. Onze HR adviseur had bij een andere GGZ organisatie ook positieve geluiden gehoord en op basis daarvan is toen besloten om met een pilot te starten. Ik was de eerste psychiater binnen GGMD die met een Scribe mocht werken. Inmiddels werk ik alweer twee jaar met Scribes en zou niet meer zonder willen.

Wat zijn uw ervaringen in de samenwerking met een Scribe?
Eén van de doelen is dat de Scribe meer directe tijd creëert en de werkdruk verlaagt, dit wordt ook bereikt. Door taakdelegatie nemen de Scribes vele administratieve taken over. Dit zorgt ervoor dat wij minder werkdruk ervaren en meer directe zorgtijd hebben. Door de inzet van Scribes levert mij dit per intake een tijdswinst van 30 tot 60 minuten op. Ik kan hierdoor meer cliënten zien en de wachtlijsten worden verkort.

Ik ervaar veel minder werkdruk en kan mij volledig focussen op dat waar ik blij van word; cliënten helpen. Het geeft mij rust en de kwaliteit van de zorg kan gewaarborgd worden. Daardoor ervaar ik zelf ook veel meer werkplezier. Ook voor de organisatie zijn Scribes belangrijk. Door Scribes in te zetten binnen GGMD zijn wij als werkgever aantrekkelijker voor toekomstige psychiaters en psychologen.

Wat levert een Scribe u op?
Door de inzet van Scribes levert mij dit, zoals ik eerder hierboven vertelde, per intake een tijdswinst van 30 tot 60 minuten op. Ik kan hierdoor meer cliënten zien en de wachtlijsten worden verkort. Ik ben nu nog maar 10 minuten bezig met de administratie. Ik zet de Scribe ook in voor het opzetten van de behandelplannen en het schrijven van huisartsbrieven. Het opbellen voor labuitslagen en het bellen met een cliënt om gegevens te controleren kan veel tijd kosten. Dit is kostbare tijd en ik ben blij dat ik deze taken kan uitbesteden aan een Scribe.

De Scribes ondersteunen en notuleren óók bij multidisciplinaire overleggen. De taken die uit dit overleg komen, nemen de Scribes ook over. Zoals het opstellen van huisartsbrieven, het opvragen van labuitslagen en het controleren of corrigeren van relevante patiëntinformatie. Dit zijn taken waar psychiaters vaak te weinig tijd voor hebben.

‍Hoe ervaren patiënten het contact met de Scribe?
Wanneer ik aan een client vertel waarom een Scribe aanwezig is, levert dat bijna nooit een probleem op. Dat geldt ook voor de aanwezigheid van een tolk die we vaak inzetten. Patiënten zijn uiteraard vrij om aan te geven of een Scribe er wel of niet bij mag zijn. Een enkele patiënt geeft aan het liever niet te willen. We zien wel dat wanneer een Scribe online bij het gesprek aanwezig is, zij de aanwezigheid van de Scribe altijd goed vinden.

‍Hoe beoordeelt u de kwaliteit en effectiviteit van het werk van de Scribe?
Ik heb volledige controle over de kwaliteit. Een Scribe is medisch niet eindverantwoordelijk, dat blijf ik. Ik controleer het werk en geef hen, indien nodig, feedback. Constructieve feedback zorgt ervoor dat ik steeds minder hoef te corrigeren. Dat levert uiteindelijk nog meer tijdswinst op. Die ontwikkeling is heel belangrijk voor mij. Ik begeleid de Scribes en geef feedback op hun werk. We voeren altijd een gesprek voor en na de intake. Aangezien onze kantoren naast elkaar bevinden, kunnen we gemakkelijk bij elkaar binnenlopen als dat nodig is. De vorige Scribe werkte, vanwege corona, op afstand. Ook dat verliep goed. Echter, deze fysieke nabijheid biedt de mogelijkheid om sneller te schakelen en een betere inhoudelijke afstemming te bereiken.

Tijdens een MDO of intake is het van belang dat vooral de hoofdzaken worden benadrukt voor het verslag. Dit vereist vaardigheid en is iets wat een Scribe goed moet ontwikkelen. We letten hier vaak op, omdat zelfs bij de gemiddelde professional dit aandacht vergt. Het is een win-win situatie!

Zijn er ook nadelen of risico’s van het werken met Scribes?
Het is belangrijk dat de Scribe eerst goed ingewerkt wordt. Dat legt een goede basis, maar vergt een tijdsinvestering. Maar deze tijdsinvestering betaalt zich dubbel en dwars terug. Het Scribe Collectief helpt ook bij de onboarding van een Scribe. Zij zorgen ervoor dat de startende Scribe alle benodigde informatie ontvangt, waaronder het handboek en het volgen van een training zodat de Scribe met voorkennis goed beslagen ten ijs komt. Ik heb tot nu toe met twee Scribes gewerkt en ben over beide ontzettend tevreden.

Ik ervaar verder geen nadelen of risico’s. Het zou kunnen dat sommige cliënten door de aanwezigheid van de Scribe minder open zijn. De Scribe is alleen bij de intakes aanwezig, maar omdat ik de cliënten nog vaker zie is er altijd nog genoeg tijd om eventuele belangrijke informatie boven water te krijgen.

Welke tips of adviezen zou u geven aan andere zorgverleners die overwegen om met een Scribe te gaan werken?
Ik adviseer zorgaanbieders te overwegen om met een Scribe te werken. Het levert veel tijdswinst op én ik ervaar veel minder werkdruk. Kijk wel goed naar je administratieve last. Een Scribe moet in staat zijn om de administratie over te kunnen nemen en de zorgverlener moet het vertrouwen hebben om de administratieve taken over te dragen.